braFangst - skanning av arkiver

Geomatikk IKT har løsninger for effektiv skanning av dokumenter – både for storvolumskanning av historiske arkiver og daglig tilvekst.

Distribusjon av dokumentene
En effektiv distribusjon av innkommende post forutsetter at all tilvekst digitaliseres ved første mottakspunkt i organisasjonen. Dermed vil en få redusert postgang og kopiering samtidig som en legger til rette for en fullstendig elektronisk saksbehandling. Dersom det er ønskelig å gjøre informasjon tilgjengelig eksternt vil dette også kunne gjøres vesentlig enklere når dokumentene er på digital form.
 
Automatiserte produksjonsløyper
I tillegg til tradisjonelle papirformater benyttes stadig flere formater både internt og eksternt.  Digitale tegninger, e-mail og XML-skjema via web er eksempel på dette. Disse dokumentene skal også lagres og gjøres tilgjengelig. For at dette skal håndteres likt i hele organisasjonen må det etableres mest mulig automatiske rutiner.
 
Produksjonsløyper som involverer minst mulig menneskelige ressurser og kontroll mot interne registre vil være tids- og kostnadseffektivt og sikrer en lik kvalitet. Et elektronisk dokumentarkiv er en felles dokumentressurs for hele organisasjonen samtidig som det er en integrert del av sakssystemet.
 
Skanning av historiske arkiver
Skanning av innkommende post og historiske arkiver har mange likhetstrekk. Ved å se disse oppgavene i sammenheng vil en få til en enda bedre utnyttelse av utstyr og personell. Ved å skanne arkivene frigjør en også betydelige arealer. En sparer også mye tid til leting etter dokumenter ved at hele arkivet er tilgjengelig fra skrivebordet.