Mange firma opplever at arbeidsprosessene ved håndtering av innkommende fakturaer er for tungvinte og kostnadene for høye. De ønsker derfor å redusere kostnadene, forenkle arbeidsprosessene, bedre datakvaliteten ved elektronisk fakturaregistrering og forenkle oppfølgingen av fakturaene. Disse ønskene kan oppnås ved å implementere braFAKT, en løsning som kan benyttes av alle typer organisasjoner av forskjellig størrelse og bransje.Stort potensiale for besparelserBehandling av innkommende faktura er en kostbar og tidkrevende prosess spesielt dersom organisasjonen er spredd geografisk. På attestasjonsrunden kan det være vanskelig å vite hvor fakturaene til enhver tid befinner seg, noe som kan føre til morarenter pga. for sen betaling. Ved å ta i bruk et elektronisk behandlingssystem vil fakturaen distribueres i en forhåndsdefinert arbeidsflyt. Systemet gir full oversikt over status på alle faktura, hvem som har godkjent og attestert, hvilke som er sendt til bokføring, faktura som venter på avklaringer osv. Etter at fakturaen er attestert overføres den til bedriftens økonomisystem for endelig bokføring. Med innføring av elektronisk fakturabehandling kan man oppnå besparelser opp til 25-40 %.
BrukervennligBrukergrensesnittet i braFAKT er enkelt og i sin helhet web-basert, og terskelen for å komme i gang er derfor lav. Hver saksbehandler har en oppgaveliste hvor sine faktura til behandling er tilgjengelig. I tillegg kan det genereres rapporter over alle faktura med status (til godkjenning, til attestering, avvist, på vent), dager til forfall, hvem har faktura til behandling osv. braFAKT-løsningen inneholder:
- Skanning og tolkning av papirfaktura
- Støtte for elektroniske fakturaer
- Automatisk opprettelse av bilagsnummer
- Ankomstregistrering i økonomisystem
- Varsling via e-mail om at det foreligger faktura til behandling
- Automatisk purring når det nærmer seg forfall
- Arbeidsflyt, godkjenning, kontering, attestering og endelig bokføring
- Splitting av fakturabeløp for belastning på forskjellige kostnadssteder
- Fraværsmarkering av saksbehandlere
- Fullmaktskart
- Elektronisk bilagsarkiv
- Fleksibel rapportfunksjon
- Detaljert logg på behandlingsprosessen
- Integrasjon mot økonomi- og innkjøpssystem